Personvernerklæring

Denne erklæringen forklarer hvordan Mekassist behandler personopplysninger. Mekassist er en tjeneste levert av Reagera AS. Vi er opptatt av å behandle data ryddig, trygt og i tråd med personvernforordningen (GDPR).

Vår rolle

Mekassist er et verktøy verkstedet bruker i sin daglige drift. For opplysninger verkstedet legger inn om sine egne kunder og kjøretøy, er verkstedet behandlingsansvarlig, og Mekassist er databehandler som behandler opplysningene på verkstedets vegne og etter deres instruks. En egen databehandleravtale regulerer dette forholdet.

For opplysninger om verkstedets egne brukere (kontoeiere og mekanikere) og bruken av tjenesten, er Reagera AS behandlingsansvarlig.

Hvilke opplysninger vi behandler

• Kontoopplysninger: navn, e-post og rolle for brukere hos verkstedet.
• Verkstedets driftsdata: kjøretøy, arbeidsordrer, tilbud og fakturagrunnlag — og kontaktopplysninger om verkstedets kunder (navn, telefon, e-post, adresse) i den grad verkstedet selv legger dette inn.
• Ansattopplysninger: når verkstedet bruker HMS- og personalfunksjonene: stilling, arbeidskontrakt, fravær, stempling, kompetanse, førerkort og meldinger om avvik og uhell — det verkstedet selv registrerer om sine ansatte.
• Bruksdata: teknisk logg om innlogging og bruk, for sikkerhet, feilretting og forbedring av tjenesten.

KI-analyse — hva som sendes, og hva som holdes utenfor

En sentral del av Mekassist er KI-assistert diagnose. Vi har bygd dette slik at identifiserende kundeopplysninger — som navn, telefonnummer, e-post og adresse — aldri sendes til KI-modellen som registrerte felt. Det som behandles av modellen er teknisk kontekst om kjøretøyet og selve verkstedsspørsmålet (for eksempel feilkoder, symptomer og bildata). Kundeopplysninger brukes kun i verkstedets eget grensesnitt.

Tekst verkstedet selv skriver i chatten eller på arbeidsordrer kan inneholde personopplysninger. Før den sendes til KI-modellen maskeres telefonnummer, e-postadresser, fødselsnummer, kontonummer og kundens navn automatisk.

Når verkstedet laster opp bilder og dokumenter for tolkning (for eksempel en kontrollseddel, et datablad eller en arbeidskontrakt), sendes innholdet til KI-leverandøren for lesing. Slike dokumenter kan inneholde personopplysninger. I PDF-er med tekst maskerer vi fødselsnummer, kontonummer, telefon, e-post og adresse før sending; skannede sider og bilder kan ikke maskeres. Verkstedet avgjør selv hva som lastes opp. KI-leverandøren bruker ikke innholdet til å trene modeller.

Hvorfor vi behandler opplysningene

• Oppfyllelse av avtale: for å levere tjenesten verkstedet abonnerer på.
• Berettiget interesse: drift, sikkerhet, support og videreutvikling.
• Rettslig forpliktelse: der lovverk krever lagring, for eksempel bokføring.

Underleverandører

For å levere tjenesten benytter vi nøye utvalgte databehandlere. Alle behandler data etter avtale med oss, og opplysninger lagres innenfor EU/EØS eller overføres på et gyldig overføringsgrunnlag:

• Drift og lagring — hosting av applikasjon og database.
• Betaling — kort- og abonnementsbetaling. Kortnummer lagres aldri av Mekassist.
• KI-assistert diagnose og dokumentlesing — mottar teknisk kjøretøy- og jobbkontekst, maskert fritekst og det verkstedet selv laster opp for tolkning; aldri kundens navn, telefon, e-post eller adresse som registrerte felt.
• SMS — utsending til verkstedets kunder.
• Nøkkelbokser — når verkstedet bruker integrasjonen.
• Regnskap — når verkstedet kobler sin egen konto.

Oversikten med formål og lokasjon står i databehandleravtalen. Listen med navngitte underleverandører oppgis på forespørsel til hei@mekassist.no.

Lagring og sletting

Vi lagrer opplysninger så lenge verkstedet har et aktivt kundeforhold, og deretter kun så lenge det er nødvendig for formålet eller pålagt ved lov. Verkstedet kan be om eksport eller sletting av sine data ved opphør av avtalen.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i egne opplysninger, og til retting, sletting og begrensning av behandlingen, samt dataportabilitet, innenfor rammene av loven. Gjelder henvendelsen opplysninger et verksted har lagt inn om deg som kunde, retter du den til verkstedet, som er behandlingsansvarlig — vi bistår dem gjerne.

Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket.

Informasjonssikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene, blant annet kryptert overføring, tilgangsstyring og streng adskillelse av hvert verksteds data fra andre verksteders data.

Kontakt

Spørsmål om personvern? Ta kontakt på hei@mekassist.no.

Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten eller regelverket. Vesentlige endringer varsles til verkstedene.